Открываете кафе? Поговорим о важном

29 марта 2023

Открыть свое кафе мечтают многие. Такой формат заведений общепита не требует многомиллионных затрат и популярен в любом городе. Но не все так просто. Если вы решились открыть кафе, на пути к первым посетителям вас ждет много барьеров, которые придется преодолевать. О них и поговорим.

Регистрация юридического лица

Определитесь с правовой формой.
Важно в самом начале определиться с форматом вашего кафе. Будет ли это большое кафе с кухней и официантами, мейнстримное заведение с винной или коктейльной картой, либо точка с напитками и закусками навынос?

Подробнее о форматах мы рассказывали в другом тексте, где разбирали жанры для семейного кафе, говорили о музыке для лаунж кафе и о звучании классических кофеен.

Это не праздный вопрос, потому что от выбранного формата будет зависеть правовая форма вашего бизнеса.

Приняв статус ИП, вы сможете продавать в своем заведении слабоалкогольные напитки. Открыть ООО стоит, если вы будете продавать крепкий алкоголь и коктейли. Открывайте в одиночку или с партнерами до 50 человек. Но во втором случае каждый из партнеров должен вложиться в уставной капитал.

Участники ООО не рискуют лишиться личного имущества при банкротстве организации. В отличие от ИП, они рискуют только активами фирмы и долей уставного капитала.

Выберите налоговый режим.
Всего основных режимов налогообложения пять.

Общая (ОСН)
Упрощённая (УСН)
Автоматизированная упрощенная (АУСН)
Патентная (ПСН)
Единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН)

ОСН, как правило, подходит для крупных бизнесов. При упрощенной системе налогообложения многие расчеты проводить проще, а налоговая нагрузка ниже. При автоматизированном налогооблажении отчетность почти полностью отменяется. Налоги, как следует из названия, рассчитываются автоматически. ЕСХН - специальный налоговый режим для производителей сельхозтоваров.

Зарегистрируйте юрлицо.
Определившись с правовой формой, зарегистрируйте юрлицо в ИФНС. Для ООО нужно указать адрес помещения или регистрации руководителя, для ИП - адрес регистрации физлица. Вместе с документами на регистрацию стоит подать и заявление на использование специального налогового режима.

Необходимые документы для регистрации юрлица

ООО
- заявление
- решение о создании или протокол об учреждении (для одного или нескольких учредителей)
- устав (2 экз.)
- квитанция об оплате госпошлины при подаче в бумажном виде (4 000р.)
ИП
- заявление
- паспорт
- квитанция об оплате госпошлины при подаче в бумажном виде (800р.)

В Социальный фонд России (объединение ПФР и ФСС) постановка на учет автоматическая.

Помещение

Не заключайте договор аренды до получения необходимых согласований. Ведь выбранное место может не подходить по санитарным требованиям.

Для открытия кафе потребуются следующие документы:

разрешение от пожарной инспекции;
санитарно-эпидемиологическое заключение Роспотребнадзора;
разрешение на открытие кафе от местной администрации;
лицензия на реализацию алкоголя, если вы будете его продавать;
разрешение на размещение наружной рекламы;
согласование с полицией на размещение тревожной кнопки.

Если вы нашли помещение, в котором уже находился другой общепит, вам повезло - в таком месте открыть кафе проще всего. Вы сразу же получите от арендодателя готовый пакет документов из всех надзорных органов. Все просто, но при этом у вас ограничивается возможность вносить новые изменения. Например, вы не сможете увеличить площадь кухни или поменять расположение коммуникаций.

Еще одна возможность упростить для себя оформление необходимых разрешений - открыться в фудкорте торгового центра. Администрация ТЦ поможет вам получить нужные разрешения.

Регистрация договора аренды проходит через Росреестр. Имейте в виду - для получения лицензии на продажу алкогольной продукции необходимо, чтобы срок аренды был не меньше 12 месяцев на дату получения лицензии.

В СанПинН вы можете найти перечень разрешенных для открытия кафе мест.

По правилам пожарной безопасности необходимо иметь систему пожарной сигнализации и пожаротушения. Кроме этого, у вас должен быть ответственный сотрудник за противопожарную безопасность.

Разработайте схему эвакуации и разместите ее во всех помещениях вашего заведения.
Чтобы учесть санитарные нормы, организуйте зонирование пространства (разделите основной зал от складских помещений). Важно, чтобы помещение было оборудовано водоснабжением, вентиляцией и канализационной системой.

Не забудьте оформить договоры с СЭС и составить книгу учета. Помимо этого, до открытия кафе вы должны составить план производственного контроля и оформить санитарный паспорт объекта.
Оборудуйте уголок потребителя. Там должны находиться книга отзывов и журнал учета проверок юрлица. Еще положите туда закон о защите прав потребителей и правила оказания услуг.

Кроме этого, если вы работаете как ООО, разместите в уголке потребителя заверенную копию листа записи ЕГРЮЛ. Для ИП - ЕГРИП. Если вы продаете алкоголь - заверенная копия лицензии на реализацию также должна находиться в уголке потребителя.

Лицензия на использование аудио- и видеоконтента

Используя нелегальный контент, вы рискуете попасть на серьезные штрафы. Например, наказание за нелегальное использование музыки для бизнеса может быть следующим:

административный штраф до 40 000 рублей и конфискация технических средств для воспроизведения;
штраф до 5 000 000 рублей за каждый трек;
ликвидация компании или прекращение деятельности ИП при повторных нарушениях

Избежать таких проблем можно несколькими способами.

Заключить лицензионный договор с правообладателем

В этом случае вам придется самостоятельно выплачивать отчисления каждый месяц за использование лицензионной музыки для кафе, а музыкальная библиотека будет ограничена только треками правообладателя.

Заключить соглашение с организациями по защите авторских прав

Тогда в вашем распоряжении окажется обширная музыкальная коллекция, но придется самостоятельно каждый месяц составлять отчеты по проигранным трекам.

Оформить подписку на аудиосервис для бизнеса

Вы сможете просто управлять фоновой музыкой для бизнеса даже в крупной сети заведений, настраивать аудиорекламу, а все отчеты и необходимые отчисления будут совершаться автоматически. Попробовать такой сервис можно и вовсе бесплатно. У Звук Бизнеса, например, есть бесплатный недельный тестовый период.

Как и в случае с аудиоконтентом, трансляцию видео регулирует РАО. Для показа телевизионных каналов достаточно заключить договор с оператором, или ограничиться общедоступными каналами.

Также обратите внимание, что есть сервисы для бизнеса, которые предлагают не только возможность легального управления аудиоконтентом, но и видеоконтентом. Такие тарифные предложения могут быть достаточно выгодны для бизнеса и с экономической точки зрения, и с функциональной - вы сможете управлять разным контентом с одного личного кабинета и воздействовать на своих клиентов через разные каналы коммуникации.

Кассовый аппарат

Согласно федеральному закону «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», все предприниматели обязаны использовать кассу с фискальным накопителем и выдавать фискальные чеки после покупки. Поэтому вопрос кассового аппарата - один из важнейших для кафе любого типа.

В маленькой кофейне можно использовать компактные онлайн-кассы, которые еще и сочетают в себе эквайринговый терминал. Они подойдут и для использования в доставке.

Более крупному проекту потребуются более сложные кассовые аппараты. Важно, чтобы на них можно было мониторить работу всего кафе: отслеживать резерв и количество заказов, оценивать готовность блюд, отображать складские остатки, разбивать один чек на несколько.

Покупать или арендовать кассовый аппарат лучше у авторизованных продавцов. Также нужно заключить договор с оператором фискальных данных и зарегистрировать кассу на сайте ФНС и через ОФД. Далее внесите регистрационный номер в ККТ и отправьте отчёт о регистрации в ФНС. Уведомление о регистрации придет в ваш личный кабинет на сайте ФНС.

Перед открытием кафе уведомите о начале предпринимательской деятельности Роспотребнадзор. Как правило, внесение в реестр длится не дольше 10 рабочих дней.

Мы затронули только основные вопросы при открытии кафе. Но главное, не испугаться возможных сложностей в самом начале. Решение найдется для любой задачи. И конечно, не бойтесь обращаться к профессионалам. Так вы сможете сэкономить время, получая при этом качественный результат

Например, разобраться с использованием авторских прав и создать уникальное звучание для бренда вам поможет Звук Бизнес.

Регистрируйтесь.