Музыкальная волна в HiFi
Премиальное качество звука
 
 

Документооборот без бумаг: зачем ресторанам нужен ЭДО?

Партнерский материал от DocsInBox
18 мая 2022
Вкусная еда, стильный интерьер, музыкальное сопровождение, эффективная реклама — это еще не все, что нужно ресторану для успешной работы. До сих пор в заведениях общепита проводится много рутинных ручных действий.

Как автоматизировать работу ресторана с помощью электронного документооборота для HoReCa рассказывает менеджер продукта DocsInBox Илья Васильев.
Как работают рестораны с бумажным документооборотом
В 2016 году Катя, в настоящее время сотрудница DocsInBox, работала официанткой в ресторане. Каждый день она наблюдала за работой своей подруги Наташи, которая была ответственна за заказы, их получение и своевременную доставку всех необходимых продуктов.

В начале рабочего дня Наташа брала у повара список продуктов для закупки и начинала прозванивать поставщиков. Часть поставок срывалась, и вторую часть дня Наташа ездила докупать недостающие товары на своей личной машине. Вечером она вбивала накладные в учетную систему. Во время инвентаризации подсчеты никогда не сходились, и приходилось все подгонять.

Несмотря на то, что еда была качественная и вкусная, а сервис высшего уровня, ни один из четырех ресторанов этой сети сейчас не работает.
Зачем рестораны переходят на электронный документооборот
Главная проблема бумажного документооборота, как можно увидеть из кейса — трата огромного количества времени на ручной ввод.

Кроме того, при бумажном документообороте:
  • Сверки с поставщиками проводятся долго и сложно;
  • Накладные часто теряются;
  • Появляются ошибки из-за человеческого фактора;
  • Для хранения бумажных документов требуется отдельное место;
  • Увеличивается ФОТ бухгалтерии при масштабировании;
  • Тратится огромное количество бумаги.

Помимо прочего, для внедрения национальной системы цифровой маркировки «Честный знак» требуется настроить юридически значимый ЭДО.

По статистике DocsInBox, в России около 1 000 000 человеко-часов в месяц рестораны тратят на ручной ввод накладных. Это примерно 300 секунд на один документ. Электронный документооборот снижает эту цифру до 13 секунд.
Что такое электронный документооборот
ЭДО — это электронный документооборот между ресторанами и поставщиками. Он помогает:
  • Сократить издержки (на бухгалтерию, на бумагу);
  • Всегда иметь актуальные данные;
  • Избавиться от ручного труда.
Как грамотно перейти на электронный документооборот
UseDocs от DocsInBox — первый юридически значимый ЭДО, разработанный специально для HoReCa.
Многие компании уже работают с операторами, которые реализовали юридически значимый документооборот. Но существующие сервисы подходят для поставщиков из тех сфер, где все процессы стандартизированные. Команда DocsInBox разработала удобное решение именно для заведений общепита.

Как работает сервис?
Команда сервиса помогает наладить процессы с поставщиками и подключение учетной записи, устанавливает электронную цифровую подпись (ЭЦП), проводит обучение по работе с ЭЦП и системой UseDocs.

UseDocs:
  • Позволяет получать, подписывать и выгружать в учетные системы накладные в электронном виде в «один клик»;
  • Полностью заменяет бумажные документы;
  • Работает с учетными системами iiko, StoreHouse, Quick Resto, Tillypad и другими;
  • Исключает человеческий фактор из бизнес-процессов ресторана.

Пример использования сервиса.
Когда вы получаете товар, вам приходит электронная накладная с максимально простым интерфейсом, в которой указан полный список товаров и их стоимость. Ее можно открыть с телефона, компьютера, планшета, терминала. Если наличие товаров расходится с заказом, то можно скорректировать список и принять накладную с расхождением.
Следом запускается три параллельных процесса: приемка накладной, процесс выгрузки в учетную систему и подписание электронной накладной.
Преимущества юридически значимого электронного документооборота
Для бухгалтера:
  • Корректные документы в электронном виде сразу при приемке;
  • Работа с любыми процессами поставщиков с УПД и УКД;
  • Все документы доступны из любой точки мира;
  • Никаких потерь, любой документ найдется за минуту;
  • Товароучет синхронизирован с бухгалтерским учетом.

Для владельца:
  • 30% экономии ресурса бухгалтерии;
  • Не нужно арендовать склады для хранения бумаги;
  • Вся отчетность сдается вовремя;
  • Минимальное количество ошибок в документах;
  • 50% экономии ресурсов бухгалтеров;
  • До 1,5% оборота – экономия на контроле цен.

Для поставщика:
  • Экономия человеческих ресурсов, в особенности при использовании EDI + UseDocs;
  • Расчеты с клиентами происходят быстрее;
  • Повышение конкурентоспособности;
  • ЮЗЭДО дешевле, чем бумага.
Кейс клиента DocsInBox
Сеть из 28 точек фастфуда обратилась с проблемой — бухгалтеры перегружены, много времени тратится на бумаги и на сверки с поставщиками. Из-за долгих сверок компания не может вовремя закрыть отчетный период.
Внедрение UseDocs помогло на 30% сократить время, которое сотрудники тратили на решение этой задачи. Компания сэкономила 5 часов в неделю для каждого из четырех бухгалтеров, а суммарно - 80 часов в месяц на весь отдел.
Заключение
Документооборот без бумаг — это огромная экономия сил, времени и денег для вашего ресторана. Доверьте DocsInDox процесс перехода на юридически значимый электронный документооборот и позвольте вашим бухгалтерам заниматься полезными для бизнеса задачами без бумажной рутины.